債権管理システム「Armana（アルマナ）」の特徴や事例を紹介

Armanaは、株式会社カイラステクノロジーが提供しているシステムです。PCやスマートフォンから場所を選ばずアクセスが可能であり、情報の一元管理を行えることに加えて、対応漏れ防止にも貢献します。こちらの記事では、Armanaの特徴や導入メリット、導入事例などを紹介します。

債権管理システム「Armana（アルマナ）」とは？

インターネット環境があればアクセスが可能

クラウドサービスとして提供されているArmanaは、インターネットに接続可能な状況であればどこからでもアクセスが可能です。事務所内での使用はもちろん、外出先でも利用可能なので、リモートワーク時などにも活用できます。また、Microsoft EdgeやGoogle Chromeなどのブラウザを使用してサービスを利用するため、新たなソフトウェアをインストールすることなく、現在使用しているパソコンですぐに利用開始できます。

加えて、iPhoneやAndroid向けのアプリも提供されており、スマートフォンでの利用も行えます。

法律事務所の業務に必要となる項目を網羅している

Armanaは、法律事務所の案件処理を目的として作られたシステムです。この点から、法律事務所特有の業務に必要な項目を網羅している点も特徴のひとつといえます。

住所や電話番号はもちろん、旧姓や別名も上限なく登録が可能ですし、「未成年」や「成年後見人」など法律的に重要な項目や、相手方に秘匿すべき情報が何か、といった点も登録が可能な仕様になっています。また、法律事務所の案件には欠かせない「依頼者の本人特定事項等の確認および記録保存」を行うための機能も搭載されています。

債権管理システム「Armana（アルマナ）」はどんな人に向いている？

Armanaは、法律事務所専用として提供されているシステムです。たとえば法律事務所において、情報の一元化をして管理をしたいと考えている場合におすすめといえます。顧客対応状況や過去のやり取り、注意事項などもシステムで管理ができ、伝達漏れを防ぐことが可能。さらに、ToDo管理や期日管理の機能に加えて、放置案件の確認が可能となっており、対応が漏れてしまうといった状況も回避できます。

また、クラウドで提供されているシステムであることから、外出先やテレワーク中でもPCやスマートフォンから情報にアクセスをしたいと考えている人にも向いているといえます。

債権管理システム「Armana（アルマナ）」の導入事例

導入事例①　案件受任後の処理遅延を防ぎ、案件の滞留も解消

導入前の課題

案件を多数受任した場合にも、事件処理が遅延して事故を起こさないために、「業務の効率化」、「利益相反チェック」、「案件の適切な管理」を探していました。

導入後の効果

Armanaを導入した後、データの一元管理が可能になったことで弁護士や事務員の無駄な作業を削減。利益相反の確認もスピーディーに行えるようになっています。案件受任からどの程度の期間が経過したかを一覧で把握できるため、案件放置による事故防止ができ、案件の滞留も解消しています。

さらに、広告媒体別の効果測定、弁護士ごとの案件の受任数や受任率、支店、取り扱い分野ごとの売り上げ、将来の売り上げ予測など様々な経営指標をリアルタイムに把握できるようになりました。

導入事例②　導入により作業効率が向上

導入前の課題

Armanaを導入する前、案件管理システムとして複数人での編集が可能な所内システムを使用していました。一覧性に優れてはいたものの、同日に共同編集を行い誤ってデータを削除するといったトラブルが発生していたことから、バックアップを毎日とり、データの整合性を調査した上で復旧作業を行う必要がありました。また、検索応答性についても課題がありました。

導入後の効果

案件数が増大しても検索応答性が高く、さらにデータ保持の信頼性が高いシステムを探し、Armanaを導入。導入後は作業効率が格段に上がったという効果が得られています。また、広告効果の測定や売り上げ、売り上げ見込みなどの把握にも活用されています。

Armana（アルマナ）を導入するメリットと検討時の注意点

作業時の手間を解消できる

Armana上では様々な情報を一元管理できるため、口頭での確認を行う、書類を探して確認するといった作業が不要になります。さらに、帳票の出力もボタンを押すのみなので、同じ住所や名前を何回も入力する必要もありません。大量の請求書を作成する際にはボタン1つで一括作成できることに加え、入金予定の依頼者や入金遅延の依頼者に対する一斉メール送信にも対応しており、作業を行う際の手間を解消できます。

対応漏れを防げる

システムを活用することによって、確認漏れや請求漏れ、回収漏れなど人為的なミスの回避できるようになります。例えばToDo管理、期日管理、放置案件の確認を行えるほか、半自動的なタイムチャージ機能を活用して請求漏れ防止も可能。経理機能の未入金一覧や案件枚の未入金アラートを利用すれば、債権回収漏れを防ぐこともできます。

導入時のリスク・懸念点とその対策

導入にあたっては、これまでのシステムに慣れている人や、PCでの作業に慣れていない人が使いこなせるか、という点を懸念点として挙げる人もいるでしょう。この点について、Armanaは「誰でも簡単に入力・登録ができる操作画面」を目指しています。属人的な情報管理から脱却し、業務効率化ができるようにわかりやすい画面を提供。入力の手間を減らす工夫が様々な部分に取り入れられているほか、導入後はメールや電話でのサポートを利用できます。

Armana（アルマナ）に関するよくある質問（FAQ）

Q1.無料のデモではどこまで試せますか？

申込後に、それぞれの課題やフローに合わせたデモ環境が作成され、2週間の試用が可能です。実際のArmanaでの画面で操作を体験できるため、使い勝手も事前に確認が可能です。さらに、デモ期間中に疑問や不明点が出てきた場合には、メールや電話でのサポートを利用できます。

Q2.現在使用している他のツールのデータ移行は可能でしょうか？

ExcelやCSV形式のデータ、他社ツールからの移行実績があります。データ移行を希望する際には別途料金が必要です。作業範囲や費用については、移行元のデータ形式や項目数、件数によって異なるため、まずは現在の管理方法やデータ内容をもとに相談することが必要です。

Q3.パソコンに詳しくないスタッフでも使用できますか？

Armanaはブラウザで利用するクラウドサービスの形で提供されるため、新たなソフトウェアのインストールを行う必要はありません。また、入力の手間を減らす工夫やわかりやすい画面なども特徴であるとともに、電話やメールでのサポートも利用できることから、不明点が出てきても確認ができます。

またiPhoneやAndroidのアプリを提供されていますので、スマートフォンからの利用も可能です。

Q4.セキュリティ対策について教えてください。

通信の暗号化や2段階認証、IPアドレス制限、二重ログイン通知、第三者脆弱性診断といった機能・対策を行うことでセキュリティを高めています。

まとめ

こちらの記事では、主に法律事務所向けに開発されたArmanaについて解説してきました。

クラウド型であることから、事務所はもちろん、外出した先やリモートワーク中でもインターネットの利用が可能な環境であればどこからでも利用が可能です。

情報の一元管理ができる点に加えて対応漏れや確認漏れを防止する機能も搭載されており、業務効率の向上が期待できます。システムに興味がある場合には、無料デモを利用してみることがおすすめです。

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