本記事では、請求業務が抱える主な課題と効率化する方法について紹介しています。
請求業務とは、サービスや製品の提供後に行う請求書発行から代金回収までの一連の業務のことです。サービスや製品を提供したら請求書を必ず発行しなければいけないというわけではありませんが、取引があった証明として発行するのが一般的となっています。
請求方法の種類は、締め日までの取引をまとめて請求する「締め請求」と、取引が発生するたびに請求する「都度請求」の2つ。初めての取引となる企業には都度請求、取引を複数回行って信頼関係を構築している企業には締め請求と使い分けている企業もあります。
手作業やExcelを使って請求金額を計算している場合、取引先ごとに販売実績を照合しながら数量分の請求金額を計算・入力するのは、かなりの時間を要します。誰にでもできそうな単純作業にも思えますが、請求金額の計算は請求業務において最も重要なプロセスのため、慎重に作業しないといけません。時間がその分かかるため、請求金額の計算にかかる工数をどうやって削減するかが大きな課題となります。
データの手入力や電卓で請求金額を計算している場合、どれだけ気をつけていてもヒューマンエラーによるミスが一定の割合で発生してしまいます。お金が関わる請求業務では少しのミスでも信頼の低下を引き起こすため、ヒューマンエラーの発生には十分な注意が必要です。
ミスの防止策としては、ダブルチェック体制の構築があげられます。ただ、人手不足に悩んでいる企業がダブルチェックを採用すると、負担がさらに増えてしまう恐れがあるため、別の防止策を検討する必要があるでしょう。
請求書は証憑書類のため、発行した控えを7年間保管しておかないといけません。請求書を紙媒体で発行している場合、取引先や期間ごとに管理・保管する手間がかかるほか、ファイリングするスタッフやスペースの確保も必要です。取引先が多くなるほど書類の管理・保管にかかる手間も増えるため、紙媒体で請求書を発行している企業にとっては大きな課題となります。
結論から言うと、インボイス制度と電子帳簿保存法により、経理業務の複雑化と管理工数の増加が大きな課題となっています。
インボイス制度の導入により、請求書には「登録番号」「適用税率」「税率ごとの消費税額」といった新たな記載項目が求められます。また、取引先が「適格請求書発行事業者」か「免税事業者」であるかの把握・管理や、8％と10％の税率ごとに合計してから行う消費税の端数処理など、これまでにない業務が発生します。
さらに、電子データでやり取りした請求書や領収書は、電子帳簿保存法で定められた要件を満たした状態での保存が必須となります。
具体的なアクションとして、まずは自社が適格請求書発行事業者になるための登録申請を行い、要件を満たす請求書のフォーマットを用意してください。同時に、受け取る請求書の管理や取引先情報の管理など、従来のやり方では不足する部分を事前に洗い出し、業務フロー全体を見直す必要があります。
売掛金の入金消込と、未入金先への督促は、担当者にとって物理的および精神的な負担が非常に大きい業務です。
入金消込は、請求情報と実際の入金情報を一つひとつ照合し、一致しない場合は原因を調査する煩雑な手作業です。これが正確に行われないと、キャッシュフローの実態が把握できず、支払済みの顧客に二重請求をしてしまうリスクが高まります。
また、未入金の顧客に対して支払いを求める督促業務は、「お金を払ってください」と要求することから気分が良いものではなく、担当者にとって大きな精神的負担となります。とくに顧客との距離が近いほど言い出しにくく、億劫に感じやすい傾向があります。
請求業務は特定の個人の経験に頼りやすく、属人化しやすいという深刻な課題を持っています。
顧客ごとの支払条件や送付方法の管理、手作業やエクセルへの強い依存、マニュアルの未整備などが重なると、ノウハウが個人にのみ蓄積されてしまいます。「経理担当者が1人で全ての発行業務を行っている」といった環境では、この傾向がより強まります。
1人に業務が集中することでミスが減る側面もありますが、その担当者が急な休みや退職となった場合、たちまち業務が滞るという大きなリスクを抱えることになります。
請求業務を効率化するには、業務フローの見直しが必須です。業務フローを見直すにあたり、以下のことを書き出して現在の業務フローを見える化し、改善すべきポイントを明確にしましょう。
請求業務に携わっている人で意見を出し合うことにより、改善すべきポイントが見つかりやすくなります。
請求業務のフローを見える化したら、自動化できるところがないかを検討します。請求業務を自動化できれば、生産性の向上を図れるほか、人的ミスや時間・コストの削減、属人化の解消といったメリットを得ることが可能。たとえば手計算していたものを、Excelやスプレッドシートなどを使って自動計算できるようにするだけでも請求業務の効率化を図ることができます。
最初から高度なものに取り組む必要はなく、無理のない範囲で少しずつ自動化を進めていきましょう。
紙媒体でやり取りしている書類をペーパーレス化することで、インターネット環境とデバイスさえあれば請求業務を行えるほか、封書・開封といった手間を省くことができます。また、テレワークにも対応できるので、通勤時間を削減できるのもペーパーレス化のメリットです。
ペーパーレス化を進めるにあたって注意したいのが、取引先とやり取りしている書類を自社の判断だけでペーパーレス化しないことです。トラブルの原因になりかねないため、取引先の希望を確認したうえで、ペーパーレス化に着手するようにしましょう。
PDCAサイクルの活用は、請求業務の効率化を図るうえでも有効です。自社に合ったPDCAサイクルを回しながら課題点や問題点を明らかにし、業務全体を見直すことで、請求業務の効率化につなげることができます。業務の改善が必要になるケースとしては、新しいサービスの導入や業務フローの変更、マニュアルの更新などがあげられます。
請求業務の手作業による負担を根本から減らす方法として、請求代行サービスの利用が挙げられます。
請求代行サービスとは、請求書の作成から発送、与信審査、代金回収、入金確認、消込といった一連の業務を自社に代わって行ってくれるサービスです。
取引件数が増えると発行する請求書も多くなり、経理担当者の負担は膨大になって請求漏れや回収漏れといったミスの原因となります。このサービスを利用して請求業務そのものを委託することで、社内の業務負荷を大幅に軽減し、ミスを未然に防ぐことが可能です。
手作業による負担やミスを減らし、社内の業務プロセスを標準化したい場合は、債権管理システムの導入が有効です。
債権管理システムとは、請求から入金・督促などの債権管理業務を一元管理できるITツールです。
多くのシステムには、請求データの自動取り込みや、入金データの自動照合（入金消込）、滞留債権の可視化、自動リマインダーによる督促支援機能が搭載されています。これにより手作業を大幅に削減できるため、リードタイムが短縮され、キャッシュフローの安定化にもつながります。
具体的な判断基準として、自社の業務が特定の担当者に依存しており、手作業によるミスや精神的負担が深刻な場合は、自動化のレベルや搭載機能を確認した上で、自社の課題を解決できるシステムの導入を検討してください。
債権管理システムの中から、全般的に使える総合型や業界特化型のシステムを業界別に紹介します。
画像引用元：株式会社マネーフォワード公式HP（https://biz.moneyforward.com/receivable/）
煩雑な入金消し込みを自動化することで債権管理を効率化
画像引用元：株式会社ユーコム公式HP（https://www.ucm.co.jp/wp_ucm/）
企業ごとにカスタマイズできる対応力に加え、無償OSS製品の利用でコストを削減
画像引用元：株式会社アイティフォー公式HP（https://www.itfor.co.jp/）
