入金消込業務を効率化するには？

こちらでは、時間がかかってしまいがちな業務のひとつである入金消込業務を、無理なく効率化する方法について解説しています。具体的にどの作業にたくさんの時間が割かれているか、その現状をふまえた上で、効率化を実現できていない原因を考えていく必要があります。

【基礎知識】入金消込について

取引先から入金があり、代金を回収できたときに、売掛金として登録しておいたデータを消していく会計処理のことを、入金消込といいます。

入金消込で時間のかかる作業は？

時間がかかりやすい作業として、おもに次のようなものがあげられます。

各請求先を照合する作業

入金消込業務は、通帳や銀行FBデータなどの入金情報が、複数ある請求先のうち、どこからの入金であるかを照合する作業からスタートする場合が多いです。入金情報と元帳を見比べてひとつずつ照合していかねばならないので、かなりの時間がかかります。

請求先ごとの回収予定の消込作業

照合作業の次は、回収予定について入金されたかどうかを確認の上、請求先ごとに消していく消込作業に移ります。未回収が発生しないようにしなくてはならないので、綿密さが求められます。そのため、作業時間はどうしても長くなりがちです。

請求先ごとに入金伝票を登録する作業

消込作業が終わったら、入金伝票を登録する作業に移ります。請求先ごとに１件ずつ登録していく作業なので、長い時間がかかります。

入金消込で時間がかかる原因

目視で照合作業をしている

入金情報の照合を目視で行っていると、時間がかかってしまいます。もちろん、件数が少なければ、目視でもそれほど長い時間がかかるわけではありません。けれども、月に数十件、あるいは数百件も扱わねばならない企業の場合は、人員を増加するなどの対応をしない限り、作業を短時間で済ませることは困難です。

帳簿への転記作業が必要

入金消込をExcelで行おうとすると、転記作業が必要になるため、時間がかかってしまいます。売上伝票や明細ごとに消込作業をしている場合は、さらに多くの作業時間が必要になります。

入金伝票の登録を手入力で行っている

入金伝票の登録作業を手入力で行うと、かなりの時間がかかってしまいます。手入力だと、請求先や金額を都度入力していかなくてはならないため、請求先が多い場合は特に、膨大な作業時間が必要になるわけです。

入金消込を効率化する方法

Excelに搭載されている機能を充分に活かす

Excelには、入金消込業務を部分的に自動化できる機能が搭載されています。たとえば、関数機能のSUM関数を利用すれば、売掛金残額の合計を自動計算できます。あるいはVLOOKUP関数を利用すれば、特定の条件にあてはまるもののみを特定の範囲から抜き出す処理を自動で行えます。

ほかにも、手作業の負担を軽減してくれる機能があるので、それらを活用すれば、入金消込業務の効率化をはかることが可能です。

債権管理システムなどを導入する

業務の大幅効率化を実現したい場合には、債権管理システムなどの会計システムを利用するのがおすすめです。

Excelの機能を上手に利用した場合よりも、さらに広範囲の業務を自動化することができるからです。簡単に操作できるよう設計されているシステムが多いので、慣れるまでしばらく業務が滞ってしまうような事態にはなりにくいです。