債権管理をエクセルで行いたい

経理業務をはじめ、さまざまな管理業務に利用されることの多いエクセルですが、債権管理に利用することは、あまりおすすめできません。

その理由としては、会計ソフトへの登録と重複したり、登録ミスや漏れが発生したりすることが多い点が挙げられます。導入費用やランニングコストを抑えられるものの、余計な手間や人的コストなどがかかることが多いため、費用対効果としては高いと言えません。

また、フォーマット作りや操作のためにスキルが必要になることがあることも、おすすめできない理由のひとつです。

債権管理をエクセルで行うデメリット

ヒューマンエラーが発生しやすい

手作業での業務は、工数が多く、時間がかかることもあり、ミスが生じやすいと言えます。そのうえ、作業の遅れは未回収の取引先への連絡の遅れにも繋がり、代金回収ができなくなるリスクもあるでしょう。

債権管理システムを利用して自動化すれば、人的ミスが減るだけでなく、請求書の発行、督促などの業務の負担が軽減されます。

フォーマットの作成に手間がかかる

導入してすぐに使うことができないのも、おすすめできない理由です。まず、手間がかかるフォーマットの作成から行わなければ使うことができません。さらに、エクセルを使い慣れていない担当者にとっては、自由に操作できるようになるまで時間がかかることがあり、作業できる人は限られてしまう可能性もあります。

情報共有が難しくなる

エクセルは「ファイル共有」という機能を使えば共同編集が可能です。しかし、「ファイル共有」には、同じ場所を変更する場合「競合の解決」が必要になることや、セルの結合・解除、マクロの作成などの機能が制限されるといった問題が浮かび上がります。そのため、本来、作業効率を向上させられるはずのエクセルのメリットが、かえって情報共有の際にミスや作業効率の低下といった問題を引き起こすことがあるのです。

データが多くなると動きが遅くなる

膨大なデータを処理するには不向きなエクセルは、データが多くなると動きが遅くなります。

また、ファイルを開くまでの時間が長かったり、フリーズしたりと、パソコンのスペックによっても動きが遅くなることがあります。エクセルの処理を待つ時間や再起動にかかる手間などを加味すれば、全体の業務効率が下がってしまうおそれもあるでしょう。そのため、扱うデータ量が多い企業には、エクセルは適していません。

重要な債権管理業務は
システムでの実施がおすすめ

本来、表計算ソフトであるエクセル。データをまとめたり計算を自動化できたりするだけでなく、入力データを基に表やグラフの作成もでき、さまざまな情報管理に広く利用されています。

小さな規模の企業であれば、在庫管理や分析程度の業務には関数で対応できますが、債権管理のような複雑なフローや顧客情報などデータが増えていく管理ソフトとして見ると、あまり有用であるとは言えません。特に、債権管理業務を行うには、属人化や情報量の増加などさまざまな観点からみても限界があるため、専用の債権管理システムでの管理がおすすめです。