債権管理をエクセルで行いたい

経理業務をはじめ、さまざまな管理業務に利用されることの多いエクセル。取引先ごとの請求金額や入金予定日、入金状況などを一覧にすることで、債権管理にも活用できます。

特に、取引先や請求件数が少ない場合は、新たなシステムを導入せずに債権の状況を整理できる点がメリットです。一方で、取引件数が増えてくると、データの入力や更新、入金確認、未回収債権の把握などに手間がかかるようになります。

エクセルで債権管理を行う場合は、必要な管理項目や運用方法をあらかじめ整理するとともに、業務量が増えた際には専用システムへの切り替えも検討することが大切です。

債権管理をエクセルで行う方法

エクセルで債権管理を行う場合は、請求した金額だけでなく、「いつ入金される予定なのか」「実際にいくら入金されたのか」「いくら未回収なのか」まで確認できる状態にしておくことが重要です。

請求情報と入金情報を同じ管理表で確認できるようにしておけば、入金待ちの債権や支払期日を過ぎている債権を把握しやすくなります。

債権管理に必要な項目を整理する

まずは、取引先名や請求金額、請求日、入金予定日、入金日、入金額、未回収額など、債権管理に必要な情報を整理します。

請求金額だけを管理していると、実際に入金されたかどうかを確認できません。請求情報と入金情報をひも付けて管理し、未回収となっている債権を確認できるようにしておくことがポイントです。

また、同じ取引先に複数の請求が発生する場合は、請求書番号や取引番号なども管理しておくと、それぞれの請求と入金を確認しやすくなります。

請求金額と入金額から未回収額を確認する

請求後は、実際に入金された金額を管理表へ反映し、請求金額との差額を確認します。エクセルの計算式を利用すれば、請求金額から入金額を差し引いて未回収額を算出することも可能です。

取引先や請求件数が少ないうちは、このような方法でも債権の状況を管理しやすいでしょう。ただし、件数が増えるほど、銀行の入金明細と請求データを照合する作業も増えていきます。

入金予定日を過ぎた債権を確認する

債権管理では、未回収額だけではなく入金予定日も確認する必要があります。入金予定日を過ぎても入金されていない債権をそのままにすると、取引先への確認や督促が遅れてしまう可能性があるためです。

エクセルでは、フィルターや条件付き書式などを利用し、入金予定日を過ぎた未回収の債権を見つけやすくしておく方法があります。

ただし、管理表を作成しても情報が更新されていなければ、正しい債権状況を把握できません。請求時や入金確認時など、いつ・誰が情報を更新するのかについても決めておきましょう。

債権管理をエクセルで行うメリット

エクセルを使った債権管理は、現在使用しているソフトをそのまま利用できるため、専用システムを新たに導入する場合と比べて始めやすい点がメリットです。

管理項目も自由に設定できるため、取引先数や請求件数が少なく、業務フローが複雑ではない場合は、自社の運用に合わせた管理表を作成できます。

また、関数やフィルターなどを利用すれば、取引先ごとの債権額を集計したり、未入金となっているデータを抽出したりすることも可能です。

一方で、取引先や請求件数が増えるほど、入力・照合・更新などの手作業も増えやすくなります。エクセルを利用する場合は、導入費用だけでなく、管理にかかる工数も含めて考えることが大切です。

債権管理をエクセルで行うデメリット

ヒューマンエラーが発生しやすい

エクセルで債権管理を行う場合、請求情報や入金情報の入力、銀行明細との照合などを手作業で行うことがあります。作業量が多くなるほど、入力ミスや更新漏れが発生する可能性も高まります。

そのうえ、作業の遅れは未回収の取引先への連絡の遅れにもつながり、代金回収が遅れる原因にもなりかねません。

債権管理システムを利用して入金消込などの業務を自動化できれば、人的ミスを減らすだけでなく、請求や督促といった業務の負担軽減にもつながります。

なお、入金消込についてはExcelの関数やマクロで一部を自動化する方法もありますが、名義違いや差額入金などでは手動確認が残りやすく、運用が複雑になるほど属人化にも注意が必要です。

Excelで入金消込を自動化する方法と限界を確認する

フォーマットの作成や管理に手間がかかる

エクセルで債権管理を始める場合は、自社の業務に合わせた管理項目やフォーマットを作成する必要があります。

請求金額や入金額を管理するだけであれば比較的シンプルですが、取引先ごとの支払条件や未回収額、督促状況など、管理する情報が増えるほどフォーマットも複雑になります。

さらに、関数やマクロなどを利用して管理表を作り込むと、作成した担当者以外では修正や管理が難しくなり、業務が属人化する可能性もあります。

複数人での運用管理が複雑になりやすい

現在のエクセルでは、保存方法や利用環境によって複数人で共同編集することも可能です。しかし、債権管理では、経理担当者だけではなく営業担当者など複数の担当者が情報を確認・更新する場合があります。

共同編集ができる場合でも、入力方法や更新するタイミング、担当者ごとの役割などが決まっていなければ、情報の更新漏れや認識のずれが発生する可能性があります。

そのため、複数人で債権管理を行う場合は、ファイルを共有するだけではなく、誰がどの情報を管理するのかまでルールを決めておくことが重要です。

データが多くなると管理が複雑になる

取引先や請求件数が増えると、エクセルに蓄積されるデータも増えていきます。

データ量や計算式が増えれば、ファイルを開くまでに時間がかかったり、パソコンのスペックによって動作が遅くなったりすることもあります。

また、請求情報や入金情報、督促状況などを複数のシートやファイルに分けて管理すると、必要な情報を探す手間も増えてしまいます。そのため、扱うデータ量が多い企業では、エクセルだけで債権管理を続けることが負担になる可能性があります。

入金消込や未回収管理に手間がかかる

債権管理では、請求情報を登録するだけではなく、銀行口座への入金と請求データを照合する入金消込も必要です。

エクセルで管理している場合、入金明細を確認しながら対象となる請求を探し、入金額や入金日を管理表へ反映するといった作業が発生します。

取引件数が増えるほど照合するデータも増えるため、入金消込や未回収債権の確認に多くの時間がかかることがあります。毎月の入金確認や消込作業が経理担当者の負担になっている場合は、管理方法を見直すタイミングと言えるでしょう。

エクセルでの債権管理に限界を感じるタイミング

エクセルで債権管理を続けるか、専用システムへ切り替えるかは、企業規模だけで判断するものではありません。日々の債権管理にどの程度の手作業が発生しているかを確認することが重要です。

例えば、取引先や請求件数が増え、入金消込に時間がかかるようになった場合や、未入金となっている請求を確認するために複数のファイルを確認している場合は、エクセルでの管理が複雑になっていると考えられます。

また、複数の担当者や部署で管理するようになり、入力内容の確認や情報共有に時間がかかっている場合も、管理方法を見直した方がよいでしょう。

エクセルのフォーマットを複雑にして対応を続ける方法もありますが、管理そのものに多くの工数がかかっているのであれば、債権管理システムを導入した方が業務を効率化できる場合があります。

重要な債権管理業務は
システムでの実施がおすすめ

本来、表計算ソフトであるエクセル。データをまとめたり計算を自動化したりできるだけでなく、入力したデータを基に表やグラフを作成できるため、さまざまな情報管理に利用されています。

取引先や請求件数が少ない場合は、エクセルでも債権を管理できます。しかし、債権管理では請求情報の登録だけではなく、入金確認や消込、未回収債権の確認、督促などさまざまな業務が発生します。

取引件数が増えるにつれて、エクセルへの入力や照合作業が増え、属人化や人的ミスにつながることもあります。入金消込や未回収管理などに多くの工数がかかっている場合は、専用の債権管理システムを活用することで業務を効率化しやすくなります。

現在エクセルで行っている業務のうち、どこに時間がかかっているのかを整理したうえで、自社に必要な機能を備えた債権管理システムを検討しましょう。