入金消込機能とは

入金消込は、請求書に記載された売掛金と実際の入金額の照合を行い、帳簿に登録されている請求データを消す作業のこと。

こうした入金消込を手作業でおこなうとヒューマンエラーが発生しやすく、ミスをきっかけに、取引先とのトラブルや会社の信用問題に発展するリスクがあります。

しかし、入金消込業務を自動化できる機能が実装されている債権管理システムを導入できれば、ミスが大幅に低減され、1回の消込作業だけで情報をさまざまな用途に転用することも可能になるでしょう。

入金消込業務のよくある課題

請求名義と振込名義が違う

消込作業は、経理担当者が目視で確認することが多く、請求書の名義と振込名義の違いにより特定に時間がかかったり、消込する対象がわかくなったりするという課題があります。

特に、振り込み名義は、請求書の名義と異なり、カタカナ表記されることが多いため、確認の際に苦労することも。間違った消込をおこなってしまわないよう、細心の注意が必要です。

請求金額と入金金額が違う

入金された金額が請求金額と一致しない場合、消込先の請求額を明細単位で1件ごとに調べることになり、追跡に時間がかかるという課題があります。差額が発生するのは、振込手数料を差し引いた金額が入金されていたり、買掛金と相殺されていたりするケースがほとんどです。

もし差額が発生した場合は、翌月に繰越請求をするのか、不足金として催促をおこなうのかなど、消込時の対応フローを決めておく必要があります。

目視・手作業によるリスク

消込作業そのものは、代金の回収状況を帳簿に反映させる単純作業です。しかし、数件程度の作業なら手作業でも何とかなりますが、月に数十件ないし数百件という請求をおこなっている企業がほとんどでしょう。

また、入金額が一致しているか、振込名義は正しいかなどを確認するポイントも多く、入力ミスのおそれもあるため、手作業での消込は容易ではありません。

ミスが許されない業務は
債権管理システムで管理

請求金額と入金額を照合しながら帳簿に反映させ消込んでいく作業は、経理業務の中でも手間のかかる作業です。

特に、目視や手作業による消込は作業ボリュームも含めて、ミスを誘発するリスクと常に隣り合わせ。1つのミスが複数回の確認作業を生み、さらなる悪循環に陥る可能性もあります。

債権管理システムの入金消込機能があれば、取引先の数が膨大でも自動で消込作業をおこなったり、差額が発生したりしてもデータの抽出が簡単にできます。そのため、人的ミスの解消や効率化を図るうえでも、債権管理システムの導入は効果的だと言えるでしょう。