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売掛金残高が合わない原因と管理方法について

こちらでは、売掛金残高の数字が合わないときに役立つ情報を紹介しています。売掛金残高の数字がおかしいときには、まずその原因を把握することが大切です。原因がわかれば、適切な方法で処理することができるからです。また、売掛金を管理する方法についてもまとめているので、経理業務に携わっている方は、ぜひ参考にしてみてください。

売掛金残高が合わない原因とは

売掛金残金が合わない場合には、すみやかな対応が重要です。対応が遅れて未回収になるのを防ぐことができますし、また、取引先の経営状況の悪化などがある場合には、それに早く気付くこともできます。また、監査法人から差異に関して質問されても、慌てずに済みます。

計上漏れがある

月末日に納品をして、その翌日に売上処理を行う場合などに注意したいのが、計上漏れです。売上計上の基準日を処理日にしてしまうミスによって起こります。

請求金額が間違っている

転記ミスや分割請求の際に行う計算のミスなどにより、請求金額が不正確になってしまうケースがあります。特に、取引先に指定請求書がある場合などは要注意です。

取引先の検収漏れがある

入金が少ないケースでは、取引先による検収漏れの可能性もあります。請求書の紛失などにより、支払いに回らないこともあるでしょう。入金の遅れについて、早めに営業担当にフィードバックしておくことが大切です。

入金時の消込作業のミス

売掛金は、月締めでまとめて入金されるものです。そのため、複数の請求書がある入金で売掛金残金が合わない場合は、どの請求書が未入金であるかを正確に把握した上で、消込作業を行うようにしてください。

消費税の端数処理方法が異なる

消費税の端数を処理する際、円未満について「切上げ」「切捨て」「四捨五入」など、複数の方法があります。ですから、自社と取引先で方法が異なる場合には、入金処理時に相殺処理を行う必要があります。

売掛金・売上外の債権が入り繰りしている

売掛金と売上外の債権が入り繰りしている場合は、要注意です。誤って同一の取引先に売掛金・立替金の両方を請求することになり、立替金を売上と勘違いして売上計上してしまうミスが起こりやすいからです。

締日が異なる

自社の締日と取引先の締日が違うと、売掛金と入金額に差異が生じてしまうことがあります。処理自体に誤りがあるというわけではありません。

売掛金残高が合わない場合の対処法

売上の計上が正確であるかどうか、再確認してみてください。人の手で計上処理をすると、どうしても数字の見間違いが起こりやすいので、売上データのコピーを活用するなどの工夫をすることをおすすめします。また、各情報を上手に管理していくことでミスを減らしていけるように、新しいシステムの導入を検討してみるのもひとつの方法です。

具体的な処理方法について

  • 消費税の端数については、入金処理の際に仮受消費税で相殺します。
  • 売掛金と売上外の債権が入り繰りしていた場合は、正しい勘定科目に振替えます。
  • 売掛金でも未収入金でもない確認不可能な入金については、仮受金として処理するか、あるいは取引先に返金するなどの対応をします。

売掛金を管理する方法

それぞれの取引先に残っている売掛金についてしっかりと管理できていれば、資金繰りの見通しを立てやすくなるだけでなく、販売計画も練りやすくなります。

取引先の情報を一元管理する

顧客管理において、取引先の名称などで管理すると、同じ会社を別会社として扱うミスが起こりやすくなります。そんなときにおすすめしたいのが、共通の顧客IDを使用して情報を一元化することです。各部署ですでにIDを使用している場合は、IDの紐づけをしておきましょう。

取引先ごとに締日を管理する

取り決めている締日より後に、取引先への商品提供などがあった場合、それを請求書に含めるのは翌月です。このようなずれ込む部分を正確に管理できていないと、請求漏れが起こってしまいます。取引先ごとの締日をしっかりと管理した上で、このようなケースについてももれなく処理できるシステムを整えることが大切です。

遅延案件の状況を一目で分かるようにしておく

売掛金が支払い期日までに支払われないと場合、それは遅延案件の扱いになります。遅延案件は売掛金未回収リスクが高いので、通常の案件とは異なる、一目でわかるような管理をしておく必要があります。

遅延案件の回収をするための方法を考える

遅延案件が発生した際には、話し合いや書面などによる督促をしても対応してもらえない場合、裁判手続きへと移行するのが一般的な流れです。できるだけ穏便に済ませるようつとめ、それが無理そうな場合には裁判をすることで売掛金を回収するための計画を立てます。

与信枠の見直しを行う

残高の把握にミスがなくても、取引先に支払い能力がなければ売掛金の未回収が発生してしまいます。すでに与信調査を済ませているとしても、未回収リスクを下げるためには、継続的な与信管理をする必要があります。

導入目的別に選ぶ

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基本3機能を備えた「債権管理システム3選」

債権を効率的に回収して、経理業務の負担を減らす3つの機能を備えた債権管理システムを紹介します。

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おすすめ債権管理システム3選

債権管理システムの中から、全般的に使える総合型や業界特化型のシステムを業界別に紹介します。

総合型
債権管理システム
業界特化型
債権管理システム
一般企業向け
クラウド債権管理
(株式会社マネーフォワード)
MoneyForwardクラウドキャプチャ

画像引用元:株式会社マネーフォワード公式HP(https://biz.moneyforward.com/receivable/)

クラウド債権管理の特徴

煩雑な入金消し込みを自動化することで債権管理を効率化

総合型
債権管理システム
弁護士事務所向け
債権管理回収システム
(株式会社ユーコム)
債権管理回収システム

画像引用元:株式会社ユーコム公式HP(https://www.ucm.co.jp/wp_ucm/)

債権管理回収システムの特徴

企業ごとにカスタマイズできる対応力に加え、無償OSS製品の利用でコストを削減

金融企業向け
CMS V5
(株式会社アイティフォー)
アイティフォーの公式サイトキャプチャ

画像引用元:株式会社アイティフォー公式HP(https://www.itfor.co.jp/)

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