内容証明郵便の出し方

内容証明郵便は、一般郵便と書き方や出し方が大きく異なります。ここでは、内容証明郵便について紹介します。

内容証明郵便について

内容証明郵便とは、一般書留郵便の内容を郵便局が証明するサービスのこと。差出人の名前のほか、受付日や郵便物の内容、宛先などの項目を残すことが可能です。契約上の意思表示や債権に基づく請求など、法律上の強い意志表示をする場合などに用いられます。

内容証明郵便を1通送る場合は、書式ルールが定められている謄本を2通作成します。書留や特定記録でも配達までの記録は残せますが、内容証明郵便は郵便物の内容まで残せる点が大きな違いです。

電子内容証明とは？

電子内容証明は、内容証明郵便を電子化した郵便局のサービスのことです。インターネット上で差し出すことが可能なため、郵便局まで出向いて手続きする必要はありません。内容によっては紙のものより安くなる場合があります。

配達証明との違いは？

配達証明と異なる点は、証明される内容の範囲です。配達証明は、確実に郵便物が相手に届いたことを証明することができます。しかし、具体的に何が送られたかの証明には効力を発揮しません。

一方、内容証明郵便は送った内容そのものを証明することができ、裁判や取引における証拠として用いることも可能です。

内容証明郵便の書き方

同じ文章を3通用意

内容証明郵便は、まったく同じ内容の書類を3通準備する必要があります。ただし、1通だけを手書きで作成し、残りの2通をそのコピーにする形でも問題ありません。また、はじめからパソコンで作成する場合は、3通分プリントアウトするやり方で問題ありません。

1通は受取人への送付、1通は郵便局での保管、1通は差出人が保管します。郵便局では、文書を5年間保管してくれます。

使用する用紙

内容証明郵便には特別な用紙は必要ありませんが、A4サイズの白紙で保存性の高い用紙がおすすめです。内容証明郵便用の用紙が販売されていますが、ほかの用紙でも問題ありません。

ただし、郵便局で5年間保存されることから、しっかり保存ができる材質の紙を選ぶようにしましょう。ファックス用紙のような劣化しやすい用紙は避けた方がよいです。

文字数や使用できる文字

文字数と行数は、縦書きの場合「1行20字以内・1枚26行以内」、横書きの場合「1行20字以内・1枚26行以内、1行13字以内・1枚40行以内、1行26字以内・1枚20行以内」です。

文字はひらがな・カタカナ・漢字・数字のほか、一般的な記号のみ使用できます。また、英字は地名や企業名などの固有名詞にしか使えません。かっこは2つで1文字のカウントであり、句読点も1文字として数えます。

差出人と受取人の住所・氏名

差出人と受取人の住所、氏名を必ず記載する必要があります。文書だけでなく、封筒にも差出人と受取人の住所や氏名を記載しましょう。また、差出人と受取人に関する内容は、封筒に記載されている内容と必ず同じでないといけません。

内容証明郵便の出し方

郵便局に必要なものを持参する

内容証明郵便は、文書をはじめ必要なものを郵便局に持参して手続きを行います。郵便局へ持参するものは、封筒、内容証明が書かれている文書3通、必要な料金です。また、訂正が必要になる可能性があるため、訂正印も忘れないようにしましょう。

内容証明郵便はすべての郵便局で取り扱っているわけではありません。決められた郵便局のみしか対応していないので、内容証明郵便を取り扱っているか確認してから行くようにしましょう。

印鑑を忘れずに持っていく

郵便局に持っていく際、必ず差出人の印鑑も持参するようにしましょう。内容証明郵便に問題がなければ不要ですが、訂正する内容があった場合には訂正印として印鑑が必要になります。

内容証明郵便は正確性が求められるため、予想以上に訂正が必要になるケースもあります。不備があった場合、印鑑がないと一旦取りに帰らなければいけません。余計な手間や時間をかけないためにも、印鑑を忘れないようにしましょう。

内容証明郵便を出した場合の効果

債務者にプレッシャーを与えられる

一般の郵便と比較し、内容証明郵便を介して催告書を送った方が債務者へより大きな精神的プレッシャーを与えることが可能です。通知書には「内容証明郵便にて通知」と記載され、債権者側の債権回収への本気度が相手に伝わります。

裁判での証拠となる

内容証明郵便で送付した催告書は、裁判において証拠品として残すことができます。催告書を送った事実は、債権者がしかるべき手順を踏んだことの証明です。裁判における心象を良くすることもできるでしょう。

確定日付を公的に証明

内容証明郵便で相手に通知した日付は、「確定日付」といったかたちで公的に証明することができます。通知内容によってはこの確定日付が重要になる場合もあり、高い効果を発揮します。

債権の時効を中断可能

債権には時効が設けられています。時効を迎えた債権に対して債務者が時効の援用手続きを行うと、その債権の効力を発揮することはできません。内容証明郵便を利用すると、債権の時効を中断することが可能です。

内容証明郵便で時効を延長できる期間は、6ヶ月です。決して長い期間ではありませんが、時効が迫っている債権においては法的手段などによる債権回収を行う準備期間に充てることができます。

弁済期日を設けることができる

契約書によっては債権における弁済期日を設けていない場合があり、そのケースだといつまで経っても債務不履行にはなりません。内容証明郵便を介して催告書を通知すれば、弁済期日を設けることができます。

内容証明郵便で催告することで、債権者が指定した弁済期日を明示できます。通知が届いた日ではなく、文書内で定めた日が弁済期日となります。