過入金が発生する原因と返金などの対処方法

本記事では、過入金が発生する原因や対処方法について解説しています。

過入金とは

過入金とは、取引先から請求金額よりも多い金額が入金される、もしくは取引先に誤って多くの金額を送金してしまうことです。過入金が発生した際は、返金などのイレギュラーな対応が必要となります。過入金を防ぐには、過入金が発生する原因を把握し、対策を講じることが大切です。

過入金が発生する原因は？

過入金が発生する原因として多いのが、請求書に本来の請求金額よりも多い金額を記載してしまい、先方がそのまま入金してしまうというケースです。このような誤請求につながる原因としては、「価格設定や契約内容の変更」「キャンペーン価格での取引」の2つがあげられます。

価格設定や契約内容の変更

商品・サービスの価格設定が変更になった、または取引先との契約内容が変更になったにもかかわらず、間違って従来の金額で請求することで過入金が発生する原因になります。このようなミスを防ぐには、価格や契約内容が変更になった旨を経理担当者にしっかりと共有する必要があります。

キャンペーン価格での取引

キャンペーン期間などで通常価格と異なる金額で取引する場合も、誤請求につながりやすいので注意が必要です。通常価格で請求書を作成してしまわないように、対策を講じることが重要になってきます。

取引先のミスが原因の場合

自社が正しく請求していても、入金側の手違いで過入金が発生するケースです。まずは自社の請求書控えを確認し、先方に事実確認を行うことが重要です。具体的には以下のような状況が考えられます。

• 相手先が振り込み金額を間違えた（入力間違いなど）
• 既に振り込んだことを忘れて、再度振り込んでしまった（二重振込）
• 振込先を取り違えた場合
• 振込手数料の負担先について認識の違いがある場合（自社負担の契約なのに先方負担で振り込まれた等）

過入金の返金は義務？

過入金によって請求外の金銭を受け取った場合、返金の義務が生じます。返金しないと法律違反になるほか取引先からの信用も失うことになるため、過入金が発覚したら先方にすぐ連絡するようにしましょう。過入金の原因が自社にある場合は、丁重な謝罪も必要です。

返還義務について

返還義務が発生する理由は、正当な理由なく他人の財産を受け取ったことになり、民法第703条で返還義務が規定されている「不当利得」に該当するためです。たとえ受け取った自社にミスがなくても返還の義務が生じます。万が一返納を拒否した場合、相手から訴訟を起こされたり、過去の判例のように詐欺罪などの刑事責任を問われたりする可能性があります。

過入金の返納請求には時効（債権者が権利を行使できると知ってから5年など）が存在しますが、時効を過ぎれば取引先からの信用も完全に失われます。過入金に気づいた時点で早急に取引先へ連絡を取り、メールなどの文書で証跡を残しながら対応方法を提案・協議してください。

参照元：e-Gov 法令検索｜民法 （https://laws.e-gov.go.jp/law/129AC0000000089）

過入金の主な対応方法

取引先にすぐ連絡する

小さな金額でも過入金が発生したら先方に連絡し、状況を報告することが大切です。先方に連絡するにあたり、まずは自社の担当者に契約内容などを確認し、請求に不備がなかったかを確かめましょう。誤請求でなければ取引先側に原因がある可能性が考えられるため、その旨を伝えて過入金の処理方法を相談します。

過入金の処理方法を相談する際は、以下の点の認識もすり合わせておくと良いでしょう。

• 正しい請求金額と実際の入金額（過入金となっている金額）
• 過入金の処理方法・処理時期
• 返金する場合の振込手数料の負担

過入金処理の実施

過入金の処理方法としては、「先方の口座に振り込んで返金する」「翌月の請求分と相殺して処理する」「返金せずにそのまま受け取る」といった方法があげられます。

先方の口座に振り込んで返金処理を行う場合、振込手数料は過入金の原因を作った側が負担するのが一般的です。振込手数料の金額が過入金を上回ってしまう場合は、返金せずにそのまま受け取るという処理方法がとられることもあります。先方との協議のうえで決まったことであれば、過入金を収益として処理することが可能です。

売掛金が過入金だった場合

売掛金が過入金だった場合も、取引先に早急に連絡し、処理方法を相談しましょう。

過入金だった売掛金を返金する場合は過入金を「仮受金」として処理し、次月以降の支払いに持ち越して相殺する場合は「前受金」として処理します。次月以降に持ち越す場合は、その旨をメールなどで記録に残し、さらに次月以降の請求書発行時に過入金を差し引いた金額を請求する旨を再度伝えておくようにしましょう。

過入金の処理・仕訳方法（勘定科目）

過入金の事実確認と対応方法が決定したら、社内ルールに従って会計仕訳を行います。主に「返金」「次月相殺」「少額のため返金不要」の3つの処理パターンがあります。

1. 返金処理をする場合

返金が即日決定した場合は「未払金」を使用しますが、判断がつかない場合は一時的に「仮受金」の勘定科目で処理するのが一般的です。イレギュラーな仕訳になるため、摘要欄には「過入金のための返金」などと記載します。

手順としては、入金時は借方に現金預金、貸方に売掛金と未払金または仮受金を計上。返金時は借方に未払金、貸方に現金預金として処理します。

2. 次月の請求と相殺する場合

継続的な取引がある場合、次回の請求金額と相殺することが可能です。入金時に過剰分を「仮受金」などで処理し、次月の売掛金が発生した段階で相殺します。摘要欄には過入金処理の経緯を残します。

手順としては、入金時は差額を仮受金に計上。翌月の相殺時に借方に仮受金、貸方に売掛金として処理して消し込みます。

3. 差額が少額で返金しない場合

数十円から数百円など、振込手数料よりも少額で先方から「返金不要」と断られた場合は、「雑収入」の勘定科目を用いて処理します。

手順としては、入金時に差額を仮受金で計上し、最終的に借方に仮受金、貸方に雑収入として振り替えます。※消費税の調整や振込手数料と相殺する場合もあります。

翌月相殺する場合の請求書の書き方

過入金を次月以降の請求金額と相殺する場合、通常の請求書とは書き方が異なります。第三者が見ても相殺の事実が分かるよう、記載事項を追加する必要があります。前提として、相殺処理は必ず取引先の合意を得たうえで行ってください。

通常の請求書に記載する項目（発行日、請求金額、税率ごとの消費税額、登録番号など）に加え、以下の3点を必ず追記します。

• 相殺する案件の内容（品名・サービス名など）
• 相殺する金額（税率ごとに区分）
• 相殺した事実（備考欄に記載）

また、相殺金額を表記する際は「△」や「▲」といったマイナス表記を使用するのが商習慣となっています。取引先から別途記載方法の指定がある場合は、その方法に合わせて作成しましょう。