過入金が発生する原因と返金などの対処方法

本記事では、過入金が発生する原因や対処方法について解説しています。

過入金とは

過入金とは、取引先から請求金額よりも多い金額が入金される、もしくは取引先に誤って多くの金額を送金してしまうことです。過入金が発生した際は、返金などのイレギュラーな対応が必要となります。過入金を防ぐには、過入金が発生する原因を把握し、対策を講じることが大切です。

過入金が発生する原因は？

過入金が発生する原因として多いのが、請求書に本来の請求金額よりも多い金額を記載してしまい、先方がそのまま入金してしまうというケースです。このような誤請求につながる原因としては、「価格設定や契約内容の変更」「キャンペーン価格での取引」の2つがあげられます。

価格設定や契約内容の変更

商品・サービスの価格設定が変更になった、または取引先との契約内容が変更になったにもかかわらず、間違って従来の金額で請求することで過入金が発生する原因になります。このようなミスを防ぐには、価格や契約内容が変更になった旨を経理担当者にしっかりと共有する必要があります。

キャンペーン価格での取引

キャンペーン期間などで通常価格と異なる金額で取引する場合も、誤請求につながりやすいので注意が必要です。通常価格で請求書を作成してしまわないように、対策を講じることが重要になってきます。

過入金の返金は義務？

過入金によって請求外の金銭を受け取った場合、返金の義務が生じます。返金しないと法律違反になるほか取引先からの信用も失うことになるため、過入金が発覚したら先方にすぐ連絡するようにしましょう。過入金の原因が自社にある場合は、丁重な謝罪も必要です。

過入金の主な対応方法

取引先にすぐ連絡する

小さな金額でも過入金が発生したら先方に連絡し、状況を報告することが大切です。先方に連絡するにあたり、まずは自社の担当者に契約内容などを確認し、請求に不備がなかったかを確かめましょう。誤請求でなければ取引先側に原因がある可能性が考えられるため、その旨を伝えて過入金の処理方法を相談します。

過入金の処理方法を相談する際は、以下の点の認識もすり合わせておくと良いでしょう。

• 正しい請求金額と実際の入金額（過入金となっている金額）
• 過入金の処理方法・処理時期
• 返金する場合の振込手数料の負担

過入金処理の実施

過入金の処理方法としては、「先方の口座に振り込んで返金する」「翌月の請求分と相殺して処理する」「返金せずにそのまま受け取る」といった方法があげられます。

先方の口座に振り込んで返金処理を行う場合、振込手数料は過入金の原因を作った側が負担するのが一般的です。振込手数料の金額が過入金を上回ってしまう場合は、返金せずにそのまま受け取るという処理方法がとられることもあります。先方との協議のうえで決まったことであれば、過入金を収益として処理することが可能です。

売掛金が過入金だった場合

売掛金が過入金だった場合も、取引先に早急に連絡し、処理方法を相談しましょう。

過入金だった売掛金を返金する場合は過入金を「仮受金」として処理し、次月以降の支払いに持ち越して相殺する場合は「前受金」として処理します。次月以降に持ち越す場合は、その旨をメールなどで記録に残し、さらに次月以降の請求書発行時に過入金を差し引いた金額を請求する旨を再度伝えておくようにしましょう。