請求書・督促状発行機能とは

期限内を過ぎても入金されず、話し合いや催促を経てもなお支払いがなされない場合、速やかな入金を促すために送付されるのが督促状です。

督促をおこなっても回収できなければ不良債権化する可能性があり、自社の利益確保のためにも、請求書・督促状発行業務は徹底的におこなう必要があります。しかし、継続的な管理や督促状の作成には手間も時間もかかるという課題があります。そこで、導入を検討したいのが請求書・督促状発行機能を実装した債権管理システムです。

このページでは、請求漏れなどの人的ミスを防止するための機能が充実しているものや督促状発行業務などの機能についてまとめています。

請求書発行から督促までの流れ

請求書を発行・送付する

まず、売上を計上したら、必須項目のほか、振込先や振込期限など必要な情報を記載した請求書を発行、送付をおこないましょう。並行して、売掛金を管理する表を作成し、期日までに請求金額の入金があるかを確認します。

債権管理表を作成する

売上が計上されたことを起点に、債権管理表を作成します。得意先ごとに売上債権の残高を明確にできることが重要なので、必要に応じて得意先の情報も記載しておくと便利です。どの得意先からいくら入金されるかを一覧表にしておくことで、回収漏れの予防や入金の遅れにすぐに気づくことができ、早い段階での対応が可能になります。

入金消込・督促を行う

実際に入金された金額と請求金額を照らし合わせて、売掛金などの債権残高を消す入金消込をおこないます。入金額が一致していない場合は、すぐに取引先に確認し、再入金や返金の対応をしましょう。

もし、期日通りに入金されていない場合は、催促状を送付します。企業間取引であれば、話し合いをおこなうこともあるでしょう。それでも入金を拒否している場合などは、督促する必要があります。

ミスが許されない業務は
債権管理システムで管理

ここまで、請求書・督促状発行業務について解説してきましたが、請求書の発行から未回収の督促状発行までの業務は、非効率で手間のかかる経理業務です。極力ムダを省き、滞留債権や不良債権といったリスクを減らすためにも、請求書・督促状発行業務の効率化やかかる手間の削減が叶う債権管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。