このページでは、入金管理業務をより効率的に行うために役立つ情報を紹介しています。業務内容やおさえておきたいポイント、そしてトラブル対処方法などもあわせて解説していますので、ぜひ参考にしてください。
請求した金額に対し、取引先による入金が予定日までになされているかどうかを確認すること、そして請求金額と振り込まれた金額が合致しているかどうかを確認すること、さらに入金消込を行い、過不足がみられるときには取引先に必要な手段を講じること。この一連の業務を、入金管理といいます。
【入金消込】
取引先から入金された金額と請求書の金額が同じであることを確認します。月末などの締日に集中する作業であるため、入金消込の量が多いと、どうしても人為的なミスが生じやすくなります。金額が合わないと作業が終わらないため、計画性が重要です。
【未入金の確認および催促】
入金消込の結果、入金予定日までに入金がないことが判明した場合には、未入金の一覧表をしっかりと確認した上で、取引先に入金の催促をします。経理担当者あるいは営業担当者が行うのが一般的です。取引先が入金していたのにもかかわらず、こちらの勘違いで催促などをしてしまうと、信用の低下につながるため、注意が必要です。
【入金予定の確認】
来月にいくらの入金がなされるのか、その確認作業です。受注入力の請求予定日から起算した「入金予定日」「請求入力の入金予定日」などをベースに、未来の入金予定を確認します。
振込手数料を負担するのは、一般的には、発注側の企業です。受注側の企業が負担すると、入金額から振込手数料を差し引いた額が振り込まれてしまう可能性があるためです。しかも、振込手数料は銀行によって異なるため、のちのちの突き合わせ作業が複雑になってしまうという問題もあります。
請求額が入金額と異なる場合に、どのように対処すべきなのか、その方法についてしっかりと把握しておくことが大切です。取引先が「新規なのか得意先なのか」「入金額が多いか少ないか」といった要素によって、次のように、できる限り対応を変えていく必要があります。
Excel(エクセル)であれば、使い慣れている場合にはもちろん、これから導入するとしても、そのハードルが低いという良さがあります。未入金や入金済みなどのステータス更新は手作業で行わねばなりませんが、だからといって、すべてを手作業で進めならなければならないソフトだというわけではありません。関数などを活用すれば、計算の自動化が可能になります。
また、ネットで公開されているいろいろなテンプレートを利用できるところも、注目すべきメリットです。
多くの件数を扱わねばならない場合には、Excelでは管理負担がかなり重くなります。手作業によるミスも生じやすくなってしまいます。その点、入金管理に対応しているシステムであれば、人為的なミスが生じにくくなります。
もちろん、システム導入の際には一定のコストがかかりますが、機能性の高さを考えると、長期的にはむしろコスト削減になる可能性が高いです。口座と紐づけて管理を自動化したり顧客情報を一元管理したりすることで、業務効率化を行うことも可能となります。
Excelによる請求管理台帳と請求データとの連携がとれておらず、転記ミスが起こりやすくなるケースがあります。また、入金があったとき、本来であれば請求管理台帳にその金額を入力した上で各取引先の残高を管理すべきところを、入金額を誤って請求管理台帳に登録してしまうなどのミスもみられます。あるいは、振込手数料を考慮するのを忘れて入力してしまうミスも起こりがちです。
これらのミスを減らすことができない場合には、システムの導入を検討してみることをおすすめします。
両システムの連携がとれていないと、データの不一致が起こりやすくなります。請求管理は営業スタッフが担当し、一方で会計帳簿作成は経理スタッフが担当する場合などに、よくみられるトラブルです。
これは、別々のシステムを利用し、しかもデータ連携を図っていないことが原因です。システムをしっかりと連携させることが、このようなトラブルの一番の対処法となります。
できるだけ上述のようなトラブルを発生させないようにするための方法としておすすめなのが、債権管理システムを利用して残高管理を行い、その入力データを会計システムに連携させることです。
会計システム内において、売掛金の残高は「借方に計上される請求データ(=売上計上)」と「貸方に計上される入金データ(=回収計上)」の差額で算出されます。
債権管理システムであれば、請求データと入金データの両方が入力されているので、そのまま会計システムに取り込むことができるわけです。つまり、会計システムで手作業による入力作業をせずに済むようになるのです。
会計システムと債権管理システムのメーカーが同じであれば、よりスムーズにシステムの連携ができます。
債権管理システムの中から、全般的に使える総合型や業界特化型のシステムを業界別に紹介します。
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