入金催促メール作成のポイント

ここでは、取引先に送る「入金催促メール」について紹介します。入金催促メールは送り方によって取引先との関係に影響するため、細心の注意を払うことが大切です。

入金催促メールはやんわり伝えることがポイント

入金催促メールは、高圧的にならないよう気をつけたいもの。入金催促についてやんわり伝えることで、将来的なビジネスチャンスを逃さずに済みます。そこで、入金催促をメールでやんわり伝えるべき理由を紹介します。

取引先と良好な関係を維持できる

入金が滞っているからといって、取引先に悪意があるとは限りません。「担当者が不在だった」「事務手続きが遅れていた」「システムエラー」といった理由があるのかもしれませんし、「財政状況が悪化しており、入金したいができなかった」というケースもあれば、「取引条件の認識の違いがあった」というケースも考えられます。

そのため、最初から高圧的な入金催促メールを送ってしまうと、今後も付き合うべき取引先との関係を崩してしまいます。入金催促をやんわりと伝えることができれば、取引先との良好な関係を維持できるでしょう。

入金回収をスムーズに行える

相手の立場に立って丁寧に対応することで、相手も真摯に対応しやすくなります。

たとえば、最初に送る入金催促メールは「支払い状況の確認」といった文言を使用します。状況の確認という体裁をとることで、相手を追い詰めずに済みます。入金する意思があれば、スムーズに入金してくれるでしょう。

将来のビジネスチャンスを失わずに済む

たとえ「支払い期限を過ぎても入金をしていないのだから、取引先に非がある」という事実があるとしても、入金催促で強めの表現を用いるのはおすすめできません。

一時的な遅延に過ぎない場合に取引先との信頼関係を崩してしまうと、今後の取引が難しくなってしまうためです。

入金催促メールの伝え方

入金催促メールは、支払期日の翌日と3日後頃に送信するのが一般的です。

1回目の入金催促メール

1回目の入金催促メールは、支払期日の翌日に送ります。

取引先が期日を失念している可能性があるため、「お手続きのご確認をお願いいたします」といった丁寧な文面が理想的。また、「本日お支払いしていただくことは可能でしょうか？」といった、相手の事情に寄り添う姿勢を示すこともポイントです。

2回目の入金催促メール

2回目の入金催促メールの送信のタイミングは、支払期日の3日後くらいが目安です。1回目の入金催促メールを送っても反応がない場合に送信しましょう。

メールでは、1回目のメールを送った日を伝え、未入金の事実を丁寧に伝えます。そして、いつまでに入金できるかを確認するようにしましょう。

リマインドメールも効果的

そもそも入金遅れを防ぐために、支払期日前にリマインドメールを送っておくのも効果的です。ただし、入金予定の取引先がリマインドメールを不快に感じる可能性もあるため、注意が必要。「すべての取引先に対してリマインドメールを送っている」ということも伝えれば、角が立ちにくいでしょう。

入金催促メール作成にコツはある？

入金催促メールは「やんわりと、丁寧に」伝えるのがポイント。そこで、メール作成のコツを紹介します。

丁寧な言葉遣いを徹底する

「今後も取引先と良好な関係を築きたい」と考えているのであれば、入金催促メールでも丁寧な言葉遣いを徹底するのがおすすめです。

「恐れ入りますが」といったクッション言葉を使用したり、「ご確認いただけますでしょうか」といったやわらかい表現を使用しましょう。

請求内容を相手が確認しやすいようにする

何の支払いが遅れているのか相手が明確にわかるよう、請求内容を具体的に示しましょう。

請求書番号や発行日、請求金額、支払い期限などが確認できるようにするのがポイントです。過去のメールを引用する・請求書のデータを再送付するなどの方法も効果的です。

支払い期日は柔軟に設定する

取引先の入金が遅れている理由には、さまざまな事情が存在します。そのため、相手の立場に寄り添う姿勢を見せることが大切。支払い期日を押し付けるのではなく、柔軟に設定しましょう。

感謝の意を伝えて良好な関係を維持する

入金催促メールでも、冒頭には「平素より大変お世話になっております」「いつもお取引ありがとうございます」といった感謝の意を表す文章を入れましょう。

機械的な文章を入れるのではなく、取引先との関係に合う具体的な感謝の内容を示すのがおすすめです。

行き違いへの配慮も大切

もしも取引先が入金しようとしているときに「支払いをしてくださいね」という旨のメールを受け取ったら、不快に感じてしまうかもしれません。そのため、「すでにお支払いいただいている場合は、このメールをお読み流しください」といった言葉を添えておきましょう。

また、「もし行き違いがございましたら、ご連絡いただけますと幸いです」といった言葉があれば、入金催促メールへの抵抗感を軽減することができるでしょう。