このページでは、売掛金を回収できない原因や回収できない場合の対処法、回収不能にならないための対策についてお伝えしています。
売掛金を回収できない原因として、以下の理由が挙げられます。
請求漏れや送付漏れなど請求ミスが起きていると、いつまで経っても相手は支払いをしてきません。また、債務者が払ったと思い込んでいた、請求書を紛失してしまったといった可能性も考えられます。先方から請求について問い合わせがあり発覚できるケースもありますが、連絡のない相手に対しては、こちらから問い合わせることが重要です。
債務者が単に支払い期限を忘れていたケースも多く見られます。特に新しい取引や単発的な取引の場合、経理担当者が支払いに慣れておらず忘れられることがあります。
支払いを失念していないか、電話などで問い合わせましょう。単に忘れていただけであれば、催促すればすぐに支払ってもらえる可能性があります。
取引先の資金繰りや経営状況が悪化したことで支払いが厳しくなり、売掛金の支払いが滞っているケースもあります。突発的な資金繰りの悪化で入金が遅れている場合であれば、期限の繰り延べや分割払いなど返済計画の見直しで支払わせることができますが、取引先が破産してしまうと売掛金の回収はほぼ期待できません。貸倒引当金を計上するなど、早めに会計的な処理を進める必要があります。
自社と取引先にお互い債権がある場合、相殺処理を行うことが可能です。もしも相手が相殺処理を考えている場合、売掛金の支払いをしない場合があります。相殺処理では自社の債務も無くなるため、回収ができなくても問題はありません。注意点としてはキャッシュが得られなくなってしまうこと。資金繰りなどの状況が難しい場合は特に相殺処理には注意しましょう。
自社の請求ミスやクレームが原因で売掛金の未払いが起きている場合、はじめから強行的に催促しても新たなトラブルを引き起こしかねません。まずは相手に問い合わせて、どちらに問題があるかを確認しましょう。その上で、以下の流れで対応します。
期限までに売掛金の支払いがない場合、まずは電話で未払いが発生していることを相手に伝え、事情をうかがいます。担当者の失念やミスによるものであれば、すぐに支払ってもらえるでしょう。
請求ミスや納品物に納得していないなど、こちら側に問題がある場合はすみやかに請求書の訂正や不具合の解消などを行います。
支払い能力の低下による未払いで、期限の変更について申し出があれば新たな期限を決め、その期限まで支払いを待つ対応をします。
電話連絡で支払いを催促したにも関わらず、期限を超過しても支払いがされない場合、文書での催促を行います。はじめは通常の文書でも構いませんが、一向に支払われない場合には内容証明郵便で文書を送付するのが効果的です。
内容証明郵便は、相手に郵便を送付した日付を証明できます。記録として残るため、今後裁判などに発展した際に証拠となります。
取引先が自社の訪問圏内であれば、直接相手の会社へ訪問する方法も行えます。直接相手に会うことで相手の感情に訴えやすくなりますが、あまり頻繁に訪問すると営業妨害とみなされるリスクもあるため、訪問頻度には注意が必要です。
電話連絡や文書、内容証明郵便で支払いを催促したのに売掛金が支払われない場合、支払い能力または支払う意思がないと判断して、法的手続きに進みます。
法的手続きは、売掛金の金額や相手方の状況によって5つの方法があります。債権回収における代表的な法的手続きは、「民事調停」「支払督促」「少額訴訟」「民事訴訟」「強制執行」で、弁護士に相談のもと、適切な方法で回収にのぞみます。
売掛金が回収不能となってしまった場合、経理上の処理を行わなくてはなりません。
貸倒損失（かしだおれそんしつ）とは、売掛金を回収できなくなった際に、その損失額を処理する勘定科目のことです。回収不能になった売掛金は、経理上で貸倒損失として処理します。ただし、貸倒損失として算入できるケースは、以下の3つに限られています。
法律上で債権が消滅している場合、回収不能になった売掛金は貸倒損失として損金算入します。例えば、会社更生法や民事再生法などの規定に基づいて、裁判所が債権が消滅したと認めた場合です。これを「法律上の貸倒れ」といい、貸倒損失として自動的に損金算入されます。法律上の貸倒れが発生した場合、会計処理をしなくても税務署への申告書で所得を減額できます。
事実上の貸倒れとは、取引先の資産状況や支払い能力などから売掛金が回収不能となると明らかになった場合です。このケースでも、売掛金の全額を貸倒れとして損金処理できます。ただし、担保物がある場合はその限りではありません。担保物を処分するまでは、貸倒損失として計上できない決まりになっています。
形式上の貸倒れとは、取引を停止してから1年以上経過しても売掛金が支払われない、督促をしたのに弁済がない場合です。形式上の貸倒れの際には、備忘価額を設定して損金処理を行い、貸倒損失を計上できます。
もしも売掛金が回収不能となってしまったら、どのような問題が発声するのでしょうか？詳しく見ていきましょう。
売掛金は債権の一種であり、債権には時効が定められています。売掛金の期限からおよそ5年で時効が成立するとされているため、時効を迎えないよう注意しなければなりません。時効が成立すれば、売掛金の回収は非常に困難となります。
支払い時期が遅れた場合、督促は必ず送るようにしましょう。取引先から債権回収に積極的でないと思われ、支払いを行う順位が下げられるリスクがあります。資金繰りなどにも影響する可能性があるため、注意が必要です。
売掛金の支払いがされず倒産された場合、売掛金の回収ができなくなってしまうため注意しましょう。また、連鎖倒産を恐れた他の取引先から早期での支払いを求められる場合もあります。
売掛金の回収不能を防ぐためには、与信管理が重要です。売上と同時に入金が得られない取引の場合、融資などと同様に企業の信用力を判断して取引の限度額を決める必要があります。
信用度に応じて取引の数量（金額）や支払い期限を定めることで、未回収のリスクを抑えられます。
取引先の決算書や事業報告書、財務諸表などを参照して、信用できる企業かどうかを確認しましょう。これらの情報を公開していない会社の場合は情報の開示を求めるか、専門の調査会社に依頼して情報を収集します。特に、新しく取引をはじめる会社の場合は念入りに調査することが大切です。
取引先の情報から信用度を分析するのも効果的です。一般的に、企業の信用度を図るには定量分析や定性分析、商流分析を用います。決算書などの数字はもちろんですが、経営者の資質や姿勢、販売基盤なども大切です。顧客や業界の評判や将来性といった情報も含めた上で精査しましょう。
取引が開始された与信がおわりではありません。取引開始後も与信管理を継続し、定期的に与信内容を見直してください。取引をはじめた頃は経営が安定していたとしても、取引を続けるうちに経営が悪化してしまう可能性もあるからです。
知らずに経営難に陥り、ある日突然回収できないという事態にならないためにも、定期的な見直しは重要です。
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