このページでは、売掛金を回収できない原因や回収できない場合の対処法、回収不能にならないための対策についてお伝えしています。
| 【緊急度低】 | 買主に支払う意志がある場合 ・未払金残高確認書を作成する ・決算書の提出を要求する ・債権譲渡担保契約をする |
|---|---|
| 【緊急度中】 | 買主の支払いが遅れている場合 ・取引の一旦停止 ・買掛金との相殺を検討する ・売掛金の契約書を確認する |
| 【緊急度高】 | 買主に支払いに応じない場合 ・内容証明郵便を利用する ・法的手段をとる |
自社の請求ミスやクレームが原因で売掛金の未払いが起きている場合、はじめから強行的に催促しても新たなトラブルを引き起こしかねません。まずは相手に問い合わせて、どちらに問題があるかを確認しましょう。その上で、以下の流れで対応します。
売掛金回収の基本は、契約書の確認を行うことです。契約書に、支払いに関する条件・期日・遅延時の利息・違約金といった情報が正確に記載されているのか確認し、請求する際の根拠とします。
取引契約時に、「期限の利益喪失条項」といった項目の記載があれば、支払い遅延が見られた際に残額を一括請求できるのが特徴です。また「所有権移転時期」についても確認が不可欠です。代金未払いの際に、商品回収を行えるかどうかに影響されます。
支払期限や違約金の法的有効性については、弁護士に確認するのがおすすめです。
期限までに売掛金の支払いがない場合、まずは電話で未払いが発生していることを相手に伝え、事情をうかがいます。担当者の失念やミスによるものであれば、すぐに支払ってもらえるでしょう。
請求ミスや納品物に納得していないなど、こちら側に問題がある場合はすみやかに請求書の訂正や不具合の解消などを行います。
支払い能力の低下による未払いで、期限の変更について申し出があれば新たな期限を決め、その期限まで支払いを待つ対応をします。
電話連絡で支払いを催促したにも関わらず、期限を超過しても支払いがされない場合、文書での催促を行います。はじめは通常の文書でも構いませんが、一向に支払われない場合には内容証明郵便で文書を送付するのが効果的です。
内容証明郵便は、相手に郵便を送付した日付を証明できます。記録として残るため、今後裁判などに発展した際に証拠となります。
取引先が自社の訪問圏内であれば、直接相手の会社へ訪問する方法も行えます。直接相手に会うことで相手の感情に訴えやすくなりますが、あまり頻繁に訪問すると営業妨害とみなされるリスクもあるため、訪問頻度には注意が必要です。
売掛金の回収が遅れた場合は、サービスの提供や追加の出荷を一時停止します。未払いが続いている状態で取引を継続すると、未回収リスクがさらに高まってしまうからです。たとえ信頼できる取引先であっても、支払いがすべて完了するまでは、新規の取引は控えるようにしましょう。
加えて、取引停止を伝える場合は、あらかじめ社内で対応方針を決めておき、冷静かつ誠実な説明を行ないます。
相手企業に対し、買掛金がある場合は、売掛金と相殺することで、未回収リスクを低減できます。未払い額が売掛金より少ない場合も、リスクを抑える効果が期待できます。しかし、相手が倒産手続きに入ると、破産法・民事再生法といった法律で相殺が制限されてしまうため注意しなければなりません。
お互いの会社に買掛金がない場合、まずは「分割払いの提案」から行うのがおすすめです。分割払いは、一度に支払う金額を減らせるため、相手の負担が抑えられ、売掛金回収の可能性が高まります。相手との関係にも影響はほとんど見られません。
分割払いは、時間はかかってしまいますが、相手企業が無理なく売掛金を支払える条件を掲げることにより、回収できる確率が高まり、自社との関係性の悪化防止にもつながります。
分割払いを行うには、「相手が売掛金が未払いの状態であることを認めている」「支払条件等について契約を結ぶ」といった条件を満たしてしていることが重要です。 支払条件についての契約締結は、公証役場で公正証書を作成し、支払いが遅れた際には差押を行えるようになり、売掛金を回収できる確率が上がります。
未払金残高確認書を作成するのも1つの方法に挙げられます。この書面は、売主がたたき台を作り、買主が内容の確認後に返済計画を記載、署名・捺印する書類のことです。請求内容に含めるものには、発行日・売主・買主の名称と住所・未払金額・支払期日などがあります。
上記の書類は、未払いの事実や買主の支払い意思を示せるため、法的有効性があります。訴訟や仮差押えにおいても証拠として活用でき、未回収リスクを低減できます。未払金残高確認書を作成する際、誤りがないか確認し、買主へ送付しましょう。
買主が返済計画を記載し、署名・捺印後に返送すれば、両者の認識が一致します。書類の控えを保管しておき、適宜、法律の専門家の助言を受けておくのがよいでしょう。
電話連絡や文書、内容証明郵便で支払いを催促したのに売掛金が支払われない場合、支払い能力または支払う意思がないと判断して、法的手続きに進みます。
法的手続きは、売掛金の金額や相手方の状況によって5つの方法があります。債権回収における代表的な法的手続きは、「民事調停」「支払督促」「少額訴訟」「民事訴訟」「強制執行」で、弁護士に相談のもと、適切な方法で回収にのぞみます。
支払督促とは、お金を払ってもらえない場合に、払わない相手に簡易裁判所を通じて支払いを求める略式の手続きです。
具体的には、申立人に代わって裁判所書記官が相手に金銭の支払いを求める文書を送ります。そのため、利用者が裁判所に出向く必要がありません。また、裁判所に納める支払督促の手数料は、訴訟手数料の半分の金額です。
なお、支払督促は書類審査のみで行うものの、法律に基づいた正式な手続き。相手方からの異議申し立てがなければ、判決と同様の法的効力が発生します。
上記のような金銭が未払いである・未返還であるなどの場合は、支払督促の対象となります。
裁判所から支払督促を送っても相手方が支払わず、異議申し立てもしないケースがあるでしょう。その場合、支払督促に「仮執行宣言」を付け、強制執行を申し立てることが可能です。
支払督促は、申立人の「〇月〇日までにこの分のお金が支払われるはずだったが、まだ支払われていない」という主張に対して、相手方の意見も一致する場合に有効な方法です。つまり、相手方も未払いであることやその金額に同意していなければならないのです。
もしも相手方が異議申し立てをした場合、通常の民事訴訟へと移行します。そのため、相手方が支払督促に対して反論しそうな場合は、はじめから民事調停や民事訴訟などを行うことを検討した方が良いでしょう。
少額訴訟とは訴額が60万円以下の場合に利用できる訴訟方法であり、債権回収では「回収したい金額が60万円以下」の場合に利用可能。少額訴訟では、相手方の所在地を管轄している簡易裁判所に提起します。
少額訴訟の大きなメリットは、「手続きが簡易で、判決までがスピーディ」である点です。少額訴訟の手続きは、原則として第1回目の開廷日に審理を終了します。そのため、裁判所に何度も出向く必要はありません。開廷日に、自分の主張をしたり、相手の言い分を聞いたりします。場合によっては、弁護士不要で少額訴訟を終えられるでしょう。
そして、少額訴訟では第1回目の開廷日の審理終了後すぐに判決が言い渡されます。つまり、第1回目の開廷日に判決までたどり着けるのです。
少額訴訟は、「相手方が同意すること」が必要です。そのため、相手方が少額訴訟を拒否した場合、通常の訴訟に移行することになるでしょう。
また、「少額訴訟で勝訴判決を得られても、債権を確実に回収できるとは限らない」という点にも注意が必要。少額訴訟の判決に従って相手方が支払ってくれれば良いのですが、相手方がそれでも支払いを拒否した場合、強制執行へと進まなければなりません。強制執行へと進むと時間や費用がかかるため、少額訴訟のメリットである「簡易的でスピーディ」の意味がなくなり、回収する金額よりも訴訟費用の方が高額になる可能性があります。
さらに、「原告の言い分が認められる場合でも、和解協議や分割払、支払猶予、遅延損害金免除などが促されることがある」という点もデメリットとして挙げられます。
まず民事調停とは、「裁判所で当事者同士が話し合いを行い、お互いが合意すること」を目指した紛争解決方法です。話し合いは非公開の席で行われ、裁判官と調停委員が同席して紛争解決を目指します。
民事調停を行いたいときは、相手方の所在地を管轄する裁判所に調停申し立てを行うのが原則です。
民事調停は、通常の訴訟と比較して手数料が低額です。そのため、訴訟費用を抑えて債権回収を試みることができます。また、弁護士不要で民事調停を終えられるケースもあります。
民事調停は、当事者同士の話し合いでの解決を前提としています。そのため、相手方が応じない場合は話し合いによる解決が期待できません。相手方が意図的に裁判所へ出頭しないケースもあり、その場合は民事調停による債権回収は難しいでしょう。
訴額が140万円未満の場合は簡易裁判所、140万円以上の場合は管轄の地方裁判所に訴状を提出します。
なお、通常訴訟と少額訴訟は「裁判所に申し立てをして審理をし、判決を受ける」という点は同じですが、「訴額制限」や「解決までにかかる時間」「控訴の有無」などに違いがあります。
少額訴訟では「訴額60万円以下」「原則として開廷日に審理終了・判決」「控訴不可」となっていますが、通常訴訟は「訴額制限なし」「原告と被告が何度も証拠提出を行う（1日での審理終了は困難）」「控訴可」。また、通常訴訟では弁護士が代理人となって訴訟することが一般的です。
債権回収のなかで最も強硬な手段といわれているのが、強制執行です。強制執行は債権を回収する最終手段ですが、確実に回収できるというメリットがあります。
強制執行は、「裁判所の判決などで決まったにも関わらず、相手方が支払わない」場合に行います。強制執行によって相手方の財産が差し押さえられ、財産から債権を回収可能。
ただし、強制執行では「差し押さえるべき相手方の財産」の特定に苦労することがあります。また、手続きも複雑なため、強制執行を希望する場合は弁護士へ相談することをおすすめします。
強制執行を行うためには、差し押さえるべき相手の財産を特定する必要があります。そのため、もしも相手方の財産を把握できていない場合は、弁護士による「弁護士会照会」や民事執行法上の調査手段を利用して財産を調査しましょう。
差し押さえるべき財産が特定できたら、裁判所で強制執行を申し立てます。提出書類に不備がなければ、裁判所が差押命令を発令。債務者に差押命令が届いた時点から債権者が取り立てることが可能になります。
売掛金が回収不能を避けるため、売掛金の迅速な回収は重要となります。
とはいえ、自社においてマンパワーですべて管理するのは、限界があると言えます。売掛金回収における債権管理システムを導入すると、属人化や手作業のリスクを抑えながら、未回収の早期発見につながりやすくなります。
システムを導入すると、請求書の自動発行やスケジュール管理によって、請求漏れを未然に予防しやすくなります。また、債権データの標準化や帳票出力の自動化によって、月次締めや資料作成による負担を軽減しやすいのも嬉しいポイントです。
上記のほかには、支払データを一元管理することにより、誤支払いや重複支払などを防ぎやすくなります。支払スケジュールを自動化すると、早期支払割引の活用や支払条件の調整もしやすくなるでしょう。
以下では、業界別におすすめの債権管理システム3選をご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
売掛金を回収できない原因として、以下の理由が挙げられます。
請求漏れや送付漏れなど請求ミスが起きていると、いつまで経っても相手は支払いをしてきません。また、債務者が払ったと思い込んでいた、請求書を紛失してしまったといった可能性も考えられます。先方から請求について問い合わせがあり発覚できるケースもありますが、連絡のない相手に対しては、こちらから問い合わせることが重要です。
債務者が単に支払い期限を忘れていたケースも多く見られます。特に新しい取引や単発的な取引の場合、経理担当者が支払いに慣れておらず忘れられることがあります。
支払いを失念していないか、電話などで問い合わせましょう。単に忘れていただけであれば、催促すればすぐに支払ってもらえる可能性があります。
取引先の資金繰りや経営状況が悪化したことで支払いが厳しくなり、売掛金の支払いが滞っているケースもあります。突発的な資金繰りの悪化で入金が遅れている場合であれば、期限の繰り延べや分割払いなど返済計画の見直しで支払わせることができますが、取引先が破産してしまうと売掛金の回収はほぼ期待できません。貸倒引当金を計上するなど、早めに会計的な処理を進める必要があります。
自社と取引先にお互い債権がある場合、相殺処理を行うことが可能です。もしも相手が相殺処理を考えている場合、売掛金の支払いをしない場合があります。相殺処理では自社の債務も無くなるため、回収ができなくても問題はありません。注意点としてはキャッシュが得られなくなってしまうこと。資金繰りなどの状況が難しい場合は特に相殺処理には注意しましょう。
取引先が請求内容の金額に疑問を持っていたり納得できていなかったりする場合、支払いに難色を示すケースがあります。また、前もって自社から受けていた説明や商品・サービスの内容が異なると取引先が納得しておらず、支払いを先延ばしにしている可能性も。
このようなケースでは、請求金額について丁寧な説明を行うほか、商品・サービスに問題が見られた際には真摯な対応を心がける必要があります。しかし、はじめから売掛金を支払いに応じるつもりがなく、一方的にクレームをつけてくる悪質な業者の可能性もあるので、慎重に見極めることが重要です。
売掛金が回収不能となってしまった場合、経理上の処理を行わなくてはなりません。
貸倒損失（かしだおれそんしつ）とは、売掛金を回収できなくなった際に、その損失額を処理する勘定科目のことです。回収不能になった売掛金は、経理上で貸倒損失として処理します。ただし、貸倒損失として算入できるケースは、以下の3つに限られています。
法律上で債権が消滅している場合、回収不能になった売掛金は貸倒損失として損金算入します。例えば、会社更生法や民事再生法などの規定に基づいて、裁判所が債権が消滅したと認めた場合です。これを「法律上の貸倒れ」といい、貸倒損失として自動的に損金算入されます。法律上の貸倒れが発生した場合、会計処理をしなくても税務署への申告書で所得を減額できます。
事実上の貸倒れとは、取引先の資産状況や支払い能力などから売掛金が回収不能となると明らかになった場合です。このケースでも、売掛金の全額を貸倒れとして損金処理できます。ただし、担保物がある場合はその限りではありません。担保物を処分するまでは、貸倒損失として計上できない決まりになっています。
形式上の貸倒れとは、取引を停止してから1年以上経過しても売掛金が支払われない、督促をしたのに弁済がない場合です。形式上の貸倒れの際には、備忘価額を設定して損金処理を行い、貸倒損失を計上できます。
もしも売掛金が回収不能となってしまったら、どのような問題が発声するのでしょうか？詳しく見ていきましょう。
支払い時期が遅れた場合、督促は必ず送るようにしましょう。取引先から債権回収に積極的でないと思われ、支払いを行う順位が下げられるリスクがあります。資金繰りなどにも影響する可能性があるため、注意が必要です。
売掛金の支払いがされず倒産された場合、売掛金の回収ができなくなってしまうため注意しましょう。また、連鎖倒産を恐れた他の取引先から早期での支払いを求められる場合もあります。
売掛金は債権の一種であり、債権には時効が定められています。売掛金の期限からおよそ5年で時効が成立するとされているため、時効を迎えないよう注意しなければなりません。時効が成立すれば、売掛金の回収は非常に困難となります。
時効の成立を阻止するための方法には、以下のものが挙げられます。
売掛金の回収不能を防ぐためには、与信管理が重要です。売上と同時に入金が得られない取引の場合、融資などと同様に企業の信用力を判断して取引の限度額を決める必要があります。
信用度に応じて取引の数量（金額）や支払い期限を定めることで、未回収のリスクを抑えられます。
取引先の決算書や事業報告書、財務諸表などを参照して、信用できる企業かどうかを確認しましょう。これらの情報を公開していない会社の場合は情報の開示を求めるか、専門の調査会社に依頼して情報を収集します。特に、新しく取引をはじめる会社の場合は念入りに調査することが大切です。
取引先の情報から信用度を分析するのも効果的です。一般的に、企業の信用度を図るには定量分析や定性分析、商流分析を用います。決算書などの数字はもちろんですが、経営者の資質や姿勢、販売基盤なども大切です。顧客や業界の評判や将来性といった情報も含めた上で精査しましょう。
決算書の提出をしてもらうことにより、相手企業の財務状況・支払い能力をチェックできます。資産やキャッシュフロー、負債、財務比率といった情報を把握しておくと、未回収リスクの予測が立てやすいです。
定期的に決算書を提出してもらえば、取引先の資金状況の変化や業績悪化も早期に把握しやすくなり、スピーディーな対応も可能です。
取引が開始された与信がおわりではありません。取引開始後も与信管理を継続し、定期的に与信内容を見直してください。取引をはじめた頃は経営が安定していたとしても、取引を続けるうちに経営が悪化してしまう可能性もあるからです。
知らずに経営難に陥り、ある日突然回収できないという事態にならないためにも、定期的な見直しは重要です。
回収不能にならないための対策として、迅速な請求書の送付も忘れずに行っておきたいものです。請求書の早期発行や定期的な与信管理、督促の徹底をしていくことにより、リスクをなるべく抑えられるでしょう。
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