請求書の締め日の決め方は？

請求書の締め日とは

請求書の締め日とは、請求業務を進める上で区切りとなる日のことを指します。締め日を設けることで、一定期間に発生した取引を一括して処理しやすくなり、業務の効率化につながります。ただし、この締め日については請求業務を行う側と受け取る側で明確に取り決めをしておくことが重要です。

支払い期限との違い

締め日は事務処理上の区切りを意味しており、いつまでの取引内容を請求書に含めるかを決めるための日です。一方で、支払期限は取引先が請求書に記載された金額を支払う期限を示します。支払期限は契約段階で取引先との間で話し合い、合意の上で決定するのが一般的といえます。

請求書の締め日はどちらが決める？

請求書の締め日は、発行側と受け取り側のどちらが決めるかについて法律での明確な規定はありません。しかし、商慣習上では一般的に請求書の受け取り側が締め日を設定することが多いです。受け取り側が締め日を決めれば、複数の取引先と取引があった場合でも業務の区切りが明確になり、支払い業務の際にミスが起きにくくなるというメリットがあります。

締め日は法律で縛られていないため、例えば「月末締め」や「20日締め」など、企業ごとに設定方法はさまざまです。締め日を決める際には、自社の資金繰りや経理処理スケジュールとの整合性を考慮することが重要。これにより、他の支払い業務との兼ね合いが取りやすくなり、キャッシュフローの混乱を防ぐことができます。ただし、締め日を毎月変更することは取引先に混乱を与える可能性があるため、原則として統一した締め日を設定しておくとよいでしょう。

締め日変更の注意点

変更理由の確認

取引先から締め日の変更について依頼があった場合、その背景にある具体的な理由を明らかにすることが大切です。作業上の遅れやトラブルの発生など、理由は取引先や状況によって異なります。また、これが一時的な事情によるものなのか、それとも次月以降も影響が続く可能性があるのかを見極めることも大切。

もし次月以降も同様の変更が必要となる場合は、自社の請求業務や資金繰りに支障をきたす恐れがあります。そのため、変更理由を明確に把握し、この締め日で今後も問題がないか、次回以降変更が必要か、といった点を確認し必要に応じて対策を講じましょう。

変更後の締め日の設定

締め日変更を了承する前に、具体的な新しい締め日を確認しないまま話を進めてしまうと、結果的に支払い業務に割ける時間が不足し、経理担当者の負担が大きくなる可能性があります。特に締め日が遅れる場合、取引先の資金繰りに問題がないか確認したうえで、支払い期日自体を次月に変更することも検討するとよいでしょう。これにより、経理担当者の作業負担を軽減できます。

そのほか、締め日変更の理由が取引先側の資金繰りに起因する場合は、あまりに先の日程を設定することは避け、リスクを最小限に抑えることが賢明です。