未収金を回収する方法が知りたい

未収金の回収に悩まされる企業は少なくありません。ここでは、未収金と売掛金の違いや未収金を回収する流れなどについて紹介します。

未収金とは？売掛金との違いは？

未収金は、正式名称を未収入金といいます。企業が商品やサービスを提供した後にまだ代金を受け取っていない状態の債権を指します。売掛金との違いは、売掛金が本業の売上で発生した債権であるのに対し、未収金は本業以外で出た収益に関して発生した債権であることです。

未収金の具体例としては、有価証券や固定資産、備品などの売却代金、不動産の賃貸などで得られた家賃を取引完了時点よりも後日に振込などで受け取る場合など。勘定科目としては、入金されるまで未収金の扱いになります。

一方、売掛金の具体例は会社の営業活動で商品やサービスを提供したときに月末などに取引先から請求書払いで入金されるケースなどが挙げられます。勘定科目として、入金されるまで売掛金の扱いになります。

賃借対照表上で未収金は、1年以内に入金予定のものなら「流動資産」、それ以降に入金予定のものは「固定資産」に計上されます。売掛金は「流動資産」として計上します。

売掛金の回収方法について詳しく

未収金を回収する方法・流れ

1.自社に不備がないか確認

まずは、自社に不備がないか確認します。未収金がある場合、特に自社で確認すべきことは「請求書の宛先に間違いがないか」「日付の記載ミスがないか」「請求書の送り忘れがないか」です。

請求書の宛先を間違えてしまったり、請求先の部署を間違えてしまったりすることがあります。特に請求先が多くの拠点を構える大企業の場合、誤った支店に請求書を送ってしまっている可能性があるため、宛先が間違っていないか確認しましょう。

日付の記載ミスもよくある不備です。例えば月締めの翌月未払いで請求書を発行した場合、請求日が11月30日なら支払い期日は12月31日、請求日が12月1日なら支払い期日は1月31日になります。また、請求書を送り忘れていたというケースも稀に発生します。特に月末などの繁忙期は、うっかりしてしまう可能性はゼロではありません。

2.督促の電話・メール

自社に不備がなければ、請求先に連絡します。最初は、できればメールで連絡しましょう。メールなら催促の証拠が残り、さらに相手方に高圧的な印象を与えずに済むでしょう。単なるうっかりミスで入金を忘れている場合もあるので、メールの方が相手の心理的な負担になりにくいです。

また、電話の場合は「言った・言わない」のトラブルが起こる可能性があります。メールで催促を行い、それでも応じなかった場合は電話して直接話すようにしましょう。強い言い方で伝えるのではなく、丁寧な姿勢で冷静に事実を伝えるとともに、相手の状況を確認します。

催促状の作成・送付

メールや電話で催促しても入金されない場合は、催促状を送ります。催促状とは、支払期日を過ぎても入金されないとき、相手に支払いを促すために送付する書類のことです。督促状と似ていますが、催促状はより穏やかな表現で、あくまで未納の代金の入金に対して再確認してもらうことが目的となります。

具体的には、「〇月〇日に連絡をしましたが、〇月×日時点で入金の確認ができていません。〇月△日までに、連絡または入金をお願いします」などの内容を記載します。宛先や請求内容に誤りがないか、事前によく確認してから送付しましょう。

入金されない場合は督促状を送る

催促状を送っても入金されない場合は、督促状を送ります。督促状とは、期日までに支払われなかった代金などの返済を求めるために送付される書面のことです。なお、通常の督促状には法的な強制力や支払いを直接強制する効力はありません。

ただし、督促状が民法150条に規定される「催告」の要件を満たしている場合、債権の消滅時効の完成を6ヶ月間猶予する効果があります。ただし、これは時効期間をリセットするわけではなく6ヶ月の猶予効果が一度だけ認められるにとどまります。

また、民法150条に規定される「催告」の要件を満たす督促状を送付する場合は、その事実を証拠化するため内容証明郵便を用いることが大切です。

入金されない場合は法的な措置を検討する

督促状を送っても支払いに応じない場合、法的措置を検討します。法的措置には、裁判所からの支払督促や民事調停の申し立て、強制執行の申し立て、少額訴訟などの手段があります。状況に応じて適切な手段を選択しましょう。

ただし、専門的な知識がない場合は弁護士に協力してもらう必要があり、その分費用もかかります。法的措置は企業にとっても大きな負担となるため、あくまで最終手段として考えておきましょう。

効率的に未収金を回収するには？

効率的に未収金を回収するための方法として、債権管理システムや請求管理システムなどのシステム導入などが挙げられます。債権管理システムでは、入金消込機能により未収金が確認しやすくなるというメリットがあります。

未収金の回収状況を正しく把握することで、より正確な資金繰り予測を行うことが可能です。