債権管理の基本的な業務フロー

本記事では、経理担当者の業務のひとつである債権管理の流れについて、わかりやすく解説しています。自社の信用にダイレクトに影響する業務であるため、ミスを防ぎ、正確に行う必要があります。

債権管理の業務フローは？

1.コーポレートチェック

取引を行おうとする際には、取引先が反社会的勢力ではないことを、あらかじめ確認しておくことが大切です。法人が実在していることについても、併せて調べておきましょう。こういった手順をとばしてしまうと、次のようなリスクが高まります。

• 事件や事故の発生前後における報道や口コミの拡散によって、企業の社会的評価が低下する
• 取引停止につながる
• 金融機関に融資を拒否されたり早期の返済を求められたりする

取引先が反社会的勢力でないことを確認する際には、インターネットで会社名あるいは代表者名にネガティブワードを組み合わせて、検索してみてください。参考になる記事や情報を見つけられる場合があります。また、実在性に関しては、企業HPや登記情報検索サービスなどで調べることができます。

2.与信管理（取引先の評価・与信限度額の設定）

取引先の信用度や支払い能力の評価を行います。信用調査会社のデータベースなどから支払い能力を調査できます。あるいは、自社で調査を実施する方法もあります。得られた結果をふまえた上で、リスクをおさえて取引できる上限額、つまり与信限度額を決めるようにしましょう。

注意すべき点の一つは、初期の評価を固定的に捉えず、継続的に見直す姿勢を持つことです。取引を継続する中で、相手企業の経営状況が悪化する可能性もあるため、常に状況の把握や調査を怠らないことが重要です。

3.売上計上・請求書発行

契約どおりの役務を提供したか否か、しっかりと証拠を残すために取引の請求書・発注書を紛失しないように注意しましょう。納品書や契約書などの証憑類をあわせて保管しておくことは、債権情報の正確性を裏付ける重要な手段となります。

売上計上に関する証憑が適切に保管されていないと、会計監査や税務調査などの際に不備を指摘されます。場合によっては、是正指導を受けたり追徴課税を課されたりするリスクもあります。

4.債権管理表の作成

売掛金などを管理するリストのことを、債権管理表といいます。おもな資料は「売掛金残高一覧表」と「売掛金年齢表」です。

売掛金残高一覧表とは

売掛金残高がそれぞれの取引先にどのくらいあるのか、という情報を管理するための表です。リアルアイムで残金を確認できるようにしておくことが大切です。

売掛金年齢表とは

取引先ごとに売掛金残高を時間軸で分けて管理するための表です。売上月や入金期日を基準にして作成しておけば「どのタイミングで発生した売掛金がいつ入金されるのか」といった点を確認することができます。

5.入金消し込み

売掛金と実際の入金額が一致していることを確認した上で、特に問題点が無いようであれば、帳簿上の売掛金を消し込んでいきます。管理に不備が生じると、取引先との信頼関係に悪影響を及ぼす可能性があるため、常に慎重かつ正確な対応が求められます。

6.入金確認ができない場合の催促

期日までに取り引き先からの入金を確認できない場合には、放置することなく、迅速な回収を目指して行動する必要があります。まずは、支払いの催促を行ってください。問い合わせる際に支払いが遅れている理由を確認し、状況に応じて対処します。支払い条件を変更したり、あるいは分割払いを提案したりするなどして、問題の解決をはかりましょう。

取引先がこちらの催促に応じないようであれば、民事調停や訴訟などを検討することになります。その結果、債権回収を行えなくなってしまった場合には、未回収分の金額を損金として計上するための貸し倒れ処理を行います。

ただし、裁判所では、「取引先の支払い能力が充分でない」「取引先の資産からの回収は困難」といった状況が明である場合などをのぞき、貸し倒れ処理を認めない場合もあります。

債権管理を正確に行わなければいけない理由

自社の資金繰りを安定させるためには、債権管理を正確に行うことが不可欠です。企業間取引においては、現金による即時決済は稀であり、通常は買掛金・売掛金による後払い方式が採用されています。そのため、売上が発生しても売掛金として計上されるのみで、実際の回収が完了するまでは現金が手元にない状態が続きます。

そのため、仮に回収ができなかった場合には、現金が無い状態で仕入れ代金をはじめとするさまざまな支払いを行わねばなりません。それが困難な場合には、資金繰りが厳しくなる場合もあるでしょう。その結果、最悪の場合、黒字にもかかわらず資金不足によって倒産する、いわゆる「黒字倒産」に至るおそれもあります。

想定され得るこのような事態を考えると、債権を管理し期日までにしっかりと回収することが、会社を維持するためにいかに重要な業務であるかがわかります。

ミスを減らし効率的に債権管理を行うには？

債権管理を効率的に進めるために、作業を適度に区分化し、Excelなどで管理するのが一般的です。しかし、この方法では人手による対応が必要となるため、取引先の数が多い企業においては、業務負担が増大します。

人為的なミスの発生を回避するためにも、管理がキャパシティーを超えていると感じる場合には、債権管理システムを導入してみることをおすすめします。作業量が減り、またミスも防ぎやすくなるため、効率化の実現が可能になります。