入金消込作業を自動化したい

エクセルを利用して入金消込を自動化する方法について、ポイントや注意点も含めて紹介します。

入金消込作業を自動化するには？

入金消込とは、取引先からの入金があった際に請求情報と照合し、売掛金や買掛金などの残高を消していく作業のことです。入金消込を手作業で行うと、時間や手間がかかるだけでなく、消込間違いや消込漏れなどのミスも発生する可能性があります。

入金消込は、エクセルの関数やマクロを活用して自動化することが可能です。自動化すれば作業の効率化を図ることができ、ミスの防止にもつながるでしょう。入金消込を自動化する方法を紹介します。

エクセルのどんな関数が利用できる？

エクセルの関数では、VLOOKUP関数やSUM・SUMIF関数、IF・AND関数を利用することができます。VLOOKUPは、指定された範囲のデータから指定の値を検索することができる関数です。

SUMは、指定されたセルの数値の合計を計算する関数のこと。一方、SUMIFは指定した検索条件に一致するセルの値を合計する関数です。IF関数は指定した条件に基づいて異なる処理を行い、AND関数は複数の論理式がすべてTRUEの場合に真を返し、一つでもFALSEがあれば偽を返す関数です。

マクロの使用について

マクロとは、一連の操作を記録して自動的に実行できる機能のこと。マクロとして記録しておくと、ボタン1つで作業を行うことができます。簡単な作業ならば、実行したい作業を行いながらマクロとして記録することが可能です。

エクセルで自動化を行うためのポイント

期間でファイルを分ける

1つのファイルを使い続けるとデータが多くなって処理が遅くなり、ファイルが開きにくくなったり操作スピードが低下したりします。ファイルは、期間ごとに分けた方がよいでしょう。四半期ごとや月ごとにファイルを分けるのが一般的です。

マニュアルの作成

関数やマクロを活用したファイルは作成者しか内容が分からず、ほかの人が利用・修正できない属人化のリスクがあります。このようなトラブルを回避するためには、マニュアルを作成することが大切です。

マニュアルには、操作手順や関数・マクロの目的、動作の仕組みなどを分かりやすく記載しましょう。

関数やマクロの保護

トラブル発生の原因のひとつに、関数やマクロを誤って書き換えてしまうケースがあります。関数やマクロを使用したら、保護機能で利用者が勝手に変更できないようにしましょう。

エクセルを保護するには、シートの保護機能を利用したりマクロにパスワードを設定したりする方法があります。

エクセルで自動化を行う場合の注意点

データが増えて作業負担が増す

期間ごとにファイルを分けているため、過去の履歴を調べるためには複数のファイルを開かなければなりません。また、複数の担当者で入金消込を行う場合、使用するファイルのバージョンも管理する必要があります。

管理が煩雑になって、担当者の作業負担が重くなる可能性があります。

作業が属人化する可能性

複雑な関数やマクロを使用すると、特定の担当者しか理解できない状態になりがちです。その担当が異動や退職をした際、ほかの人が対応できずに業務が滞るリスクがあります。

細かくマニュアル整備をする必要がありますが、マニュアルの作成や更新自体が属人化してしまうケースも考えられます。

手動で行う作業が残る

エクセルの関数やマクロを利用すれば、一部の作業は自動化することが可能です。しかし、金額の確認や名義の突合など目視確認や手動による作業自体は残ります。

振込名義人と請求先名の突合と複数請求が合算された場合の入金確認の業務は自動化が難しく、大幅な効率化にはつながらないかもしれません。

エクセルで自動化を行う場合のポイント

エクセルで自動化を行う場合、請求年や請求月ごとなどエクセルファイルを分けて管理しましょう。また、複雑な関数やマクロを利用するとエクセルの動作が遅くなる可能性があります。関数やマクロは凝り過ぎず、必要最低限のものにした方が効率的です。

エクセル以外に消込の自動化を行う方法は？

エクセルの関数やマクロ機能を活用すれば入金消込業務の一部は自動化できます。しかし、自動化できない作業もあるため大幅な効率化は望めません。また作業に関するマニュアルを作成する必要がありますが、その作成自体が属人化してしまう可能性があります。

このような課題を解決するには、システムを活用して入金消込を自動化することが有効でしょう。